Bezpieczne niszczenie dokumentów zgodne ze wszystkimi zapisami RODO to kwestia bardzo istotna. Naruszenie tego obowiązku może skutkować poważnymi karami. Przedsiębiorstwa mające dokumenty do zniszczenia nie zawsze chcą przekazywać je firmom zewnętrznym. Wybierają więc rozwiązanie, jakim jest bezpieczne niszczenie dokumentów w firmie. Jednak stają wtedy przed dylematem, jaką niszczarkę wybrać i w jaki sprzęt się wyposażyć. Podpowiemy, jaka biurowa niszczarka sprawdzi się do niszczenia dokumentów.
Na czym polega bezpieczne niszczenie dokumentów?
Na początek warto poznać odpowiedź na pytanie czym jest i na czym polega bezpieczne niszczenie dokumentów. Nie chodzi tu o bezpieczeństwo pracowników rozumiane zgodnie z przepisami BHP. Bezpieczne niszczenie dokumentów jest to proces, który zapewnia bezpieczeństwo danych osobowych i gwarantuje ich skuteczną ochronę w myśl przepisów RODO. Zgodnie z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych, gdy kończy się okres, w którym podmiot przetwarza dane, zobowiązany jest on do ich zniszczenia. Niszczenie i utylizacja nośników zawierających dane osobowe musi być trwałe i wykonane w sposób uniemożliwiający odzyskanie tych danych. Dotyczy to zarówno informacji zapisanych na nośnikach papierowych, jak i tych na nośnikach cyfrowych i optycznych. W przypadku dokumentów w formie cyfrowej nie wystarczy ich usunięcie czy wykasowanie. Dla zachowania bezpieczeństwa danych osobowych niezbędne jest zniszczenie całego nośnika. Tylko to jest gwarancją ochrony danych.
Jaką niszczarkę wybrać, by niszczyć dokumenty w firmie?
Jeżeli w naszej firmie gromadzone i przetwarzane są wyłącznie dane osobowe i informacje w formie papierowej to wystarczy wybrać dobrej jakości niszczarkę do papieru. Jednak coraz częściej decydujemy się na zarządzanie danymi w formie cyfrowej. Zakupienie sprzętu do utylizacji nośników cyfrowych to znaczny wydatek. Dlatego też mało firm decyduje się na zakup tak specjalistycznych urządzeń. Lepiej jest zlecić niszczenie nośników cyfrowych zewnętrznym firmom specjalizującym się w niszczeniu dokumentów zgodnie z RODO. Jeśli jednak chodzi o dane na nośniku papierowym to ich niszczenie jest dużo łatwiejsze. Na rynku dostępnych jest bardzo wiele niszczarek, o różnorodnej mocy przerobowej i w różnych przedziałach cenowych. Warto dobrać odpowiednie urządzenie do potrzeb swojej firmy.
Bezpieczeństwo danych osobowych w biurowej niszczarce
Ważnym czynnikiem przy wyborze niszczarki do papieru jest stopień DIN wg normy DIN 66399. Jest to oznakowanie określające poziom ochrony danych po zniszczeniu w danym urządzeniu. Oznacza to, że im bardziej poufne informacje zawierają niszczone dokumenty tym wyższa powinna być norma bezpieczeństwa niszczarki. Jest to cenna informacja, z której mało kiedy zdajemy sobie sprawę. Na poziom bezpieczeństwa niszczonych dokumentów znaczący wpływ ma rodzaj stosowanego cięcia. W niszczarkach do papieru możemy wyróżnić cięcie paskowe lub ścinkowe. Cięcie ścinkowe jest uznawane za znacznie korzystniejsze pod kątem ochrony danych osobowych.
Przygotowanie dokumentów do niszczenia
Jeszcze kilka lat temu przygotowanie dokumentów do niszczenia wiązało się z koniecznością odpowiedniego ich przygotowania. Obowiązkowo trzeba było usunąć wszystkie zszywki i spinacze. Dodatkowo starsze modele niszczarek nie zawsze dobrze radziły sobie z laminowanymi dokumentami. Jednak nowoczesne urządzenia służące do niszczenia dokumentów doskonale sprawdzają się w starciu ze wszystkimi tymi przeszkodami. Dzięki temu czas poświęcony na niszczenie dokumentów zostaje znacznie skrócony.
Czy niszczenie dokumentów w firmie jest najlepszym rozwiązaniem?
Szeroki wybór niszczarek do dokumentów kusi przedsiębiorców, by samodzielnie utylizować dokumenty zawierające dane osobowe. Jednak nie zawsze jest to najkorzystniejsze ekonomicznie rozwiązanie. Trzeba uwzględnić nie tylko koszt zakupu niszczarki ale też czas i zaangażowanie pracownika, który będzie zajmować się niszczeniem dokumentacji. Po dokładnym przeanalizowaniu tych czynników może się okazać, że znacznie tańszym i korzystniejszym rozwiązaniem będzie zlecenie niszczenia dokumentów specjalistycznej firmie zewnętrznej.
