W myśl RODO surowo zabronione jest przechowywanie danych osobowych przez okres dłuższy, niż jest to ustalone. W myśl wyżej wymienionych przepisów, po upływie wymaganego czasu, odpady papierowe zawierające dane poufne, powinny być niszczone zgodnie z normą DIN 66399 w 3- stopniu tajności.
Obowiązki właścicieli firm względem przechowywania przetwarzania i utylizacji dokumentów papierowych, zawierających dane osobowe
W prawie każdym przedsiębiorstwie dochodzi do wytwarzania sporej ilości odpadów papierowych, zawierających dane poufne, wrażliwe, w tym dane osobowe. Należy pamiętać, że zgodnie z RODO, które weszło w życie 25 maja 2018 roku, archiwizowanie dokumentów papierowych wymaga, aby przechowywać je przez określony czas. Po upływie wyznaczonego terminu, odpady papierowe w przedsiębiorstwie muszą być poddane bezpiecznej utylizacji z wykorzystaniem dostępnych legalnych metod. Przedsiębiorcy, na których spoczywa obowiązek niszczenia danych osobowych, muszą wziąć pod uwagę fakt, że tego typu odpady nie mogą trafić do niezabezpieczonych kubłów na śmieci, otwartych pojemników bądź też na wysypiska śmieci. Istnieje bowiem ryzyko, że dane osobowe, znajdujące się na dokumentach firmowych, przeznaczonych do utylizacji, wejdą w posiadanie osób trzecich i nieupoważnionych do tego celu. Właściciel przedsiębiorstwa, który celowo unika utylizacji odpadów papierowych, może spodziewać się przykrych konsekwencji. Po przeprowadzeniu kontroli i udowodnieniu, że łamie on przepisy RODO, może on spodziewać się sankcji za nadużycia związane z nieprawidłowym przetwarzaniem i utylizowaniem danych osobowych.
W jaki sposób pozbyć się bardzo dużej ilości odpadów papierowych w firmie?
Osoby prowadzące przedsiębiorstwa handlowe i usługowe, działające na dużą skalę, często napotykają na podstawowy problem. Jest nim spora ilość odpadów papierowych zalegających w firmie. Tego typu dokumentacja zajmuje niepotrzebnie miejsce w archiwum, w magazynach lub też w innych pomieszczeniach, przynależących do danego przedsiębiorstwa. Ponadto trudno jest na bieżąco kontrolować jej stan i niszczyć ją samodzielnie przy użyciu zakupionych urządzeń biurowych. Warto mieć na względzie, że tradycyjny sprzęt w postaci wydajnej niszczarki, nie wystarczy do pozbycia się ogromnej ilości odpadów papierowych w firmie. Dlatego też znacznie lepszym, bezpieczniejszym i efektywniejszym rozwiązaniem jest mobilne niszczenie dokumentów firmowych. To usługa dostępna wielu aglomeracjach miejskich. Podmioty proponujące tego typu działanie, często dysponują atrakcyjnym cennikiem, jak również dodatkowymi benefitami, wynikającymi z wieloletniej, owocnej współpracy. Dzięki temu właściciel przedsiębiorstwa, który dysponuje sporą ilością odpadów papierowych do utylizacji, może liczyć na pełne wsparcie. Chodzi tutaj o terminowy odbiór dokumentów firmowych do utylizacji, bezpieczne przetransportowanie ich do spalarni, a także poddanie procesowi całkowitej utylizacji z potwierdzeniem tego procesu, w formie pliku audio-video, przekazywanego właścicielowi firmy.
Bieżące pozbywanie się dokumentów papierowych w mikroprzedsiębiorstwach – legalne sposoby utylizacji odpadów zgodne z RODO
W obecnym czasie coraz więcej osób, prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, zobowiązany jest do ciągłego przetwarzania danych osobowych. W związku z powyższym właściciele mikroprzedsiębiorstw również zobowiązani są do przestrzegania RODO. Osoby te mogą samodzielnie zadbać o utylizację odpadów papierowych w swojej niewielkiej firmie. Do tego celu można wykorzystać nowoczesne urządzenia. To niszczarki zgodne z RODO. Są one wyposażone w szereg udogodnień technicznych, między innymi automatyczny podajnik papieru, jak również solidnie wykonane noże tnące. Niszczarki zgodne z RODO mają odpowiednio zaprojektowaną konstrukcję. Dzięki temu można użyć ich do utylizacji odpadów papierowych w mikroprzedsiębiorstwie, jak również wykorzystać do pozbycia się kart telefonicznych, kredytowych, a także wizytówek, wykonywanych na utwardzanym papierze. Niszczarki zgodne z RODO mogą być wykorzystane także w dużych przedsiębiorstwach, do bieżącego pozbywania się dokumentacji, zawierającej dane wrażliwe, poufne i osobowe.
Dopasowana do rozmiaru danego przedsiębiorstwa metoda utylizacji zdezaktualizowanych odpadów papierowych zawierających dane wrażliwe, poufne lub osobowe, to najlepszy sposób na pozbycie się tych dokumentów. Należy pamiętać, że wszystkie te działania muszą być zgodne z RODO.
